Guida Pratica al Primo Incontro di Mediazione: Cosa Aspettarsi

Il primo incontro di mediazione è un momento cruciale che può determinare il successo dell'intera procedura. Questa guida ti spiega cosa aspettarti, come prepararti e quali errori evitare.

Prima del Primo Incontro

Documenti da Portare

Obbligatori:

1. Documento identità (carta identità, patente, passaporto)
2. Codice fiscale
3. Procura avvocato (se assistito da legale)
4. Convocazione mediazione (ricevuta via PEC/raccomandata)

Consigliati:

1. Contratti (compravendita, locazione, appalto, ecc.)
2. Corrispondenza (email, PEC, lettere raccomandate)
3. Fatture/ricevute (pagamenti, spese sostenute)
4. Perizie tecniche (se disponibili)
5. Foto/video (danni, difetti, situazioni contestate)
6. Testimonianze scritte (dichiarazioni terzi)

Come Prepararsi

1. Analizza la Tua Posizione

• Qual è il tuo obiettivo principale?
• Qual è il risultato minimo accettabile?
• Quali sono i tuoi punti di forza?
• Quali sono i tuoi punti deboli?

2. Studia la Posizione dell'Altra Parte

• Quali sono le sue richieste?
• Quali sono i suoi interessi reali (oltre le posizioni dichiarate)?
• Quali concessioni potrebbe accettare?

3. Prepara Scenari Alternativi

• Piano A: Accordo ideale
• Piano B: Accordo accettabile
• Piano C: Accordo minimo (BATNA = Best Alternative To Negotiated Agreement)

Durante il Primo Incontro

Fase 1: Accoglienza (10-15 minuti)

Cosa succede:

• Mediatore accoglie le parti in sala d'attesa
• Verifica identità e procure
• Illustra regole procedura (riservatezza, durata, costi)
• Risponde a domande preliminari

Cosa fare:

• Arriva 10 minuti prima (puntualità = rispetto)
• Saluta educatamente l'altra parte (anche se in conflitto)
• Ascolta attentamente le spiegazioni del mediatore
• Fai domande se qualcosa non è chiaro

Fase 2: Apertura Sessione Congiunta (30-45 minuti)

Cosa succede:

• Mediatore apre sessione congiunta (entrambe le parti presenti)
• Illustra regole: rispetto, turni di parola, no interruzioni
• Invita ciascuna parte a esporre la propria versione (10-15 min ciascuno)
• Prende appunti, fa domande chiarificatrici

Cosa fare:

• Esponi i fatti, non le emozioni ("Il 15 marzo ho pagato €5.000" vs "Sono arrabbiato")
• Usa tono calmo, evita accuse personali ("Tu sei un truffatore")
• Porta prove, mostra documenti ("Ecco la fattura, ecco l'email")
• Ascolta l'altra parte, prendi appunti (potrebbero emergere informazioni nuove)

Cosa evitare:

• ❌ Interrompere l'altra parte
• ❌ Alzare la voce, usare linguaggio offensivo
• ❌ Fare minacce ("Ti denuncio", "Ti rovino")
• ❌ Mentire o nascondere informazioni (il mediatore se ne accorge)

Fase 3: Sessioni Separate (Caucus) (30-60 minuti)

Cosa succede:

• Mediatore incontra ciascuna parte separatamente in stanze diverse
• Approfondisce posizioni, interessi, margini negoziazione
• Esplora soluzioni creative, testa disponibilità compromessi
• Tutto ciò che dici in sessione separata è confidenziale (mediatore non lo riferisce all'altra parte senza tuo consenso)

Cosa fare:

• Sii sincero con il mediatore (è neutrale, non giudica)
• Rivela i tuoi veri interessi ("Ho bisogno di liquidità entro 60 giorni")
• Chiedi consigli ("Secondo lei, questa proposta è realistica?")
• Testa ipotesi ("Se l'altra parte accettasse X, io potrei considerare Y")

Cosa evitare:

• ❌ Nascondere informazioni cruciali ("Tanto il mediatore non lo saprà mai")
• ❌ Fare proposte irrealistiche ("Voglio €100.000, non un euro di meno")
• ❌ Rifiutare a priori ogni compromesso ("Non cedo su nulla")

Fase 4: Chiusura Primo Incontro (15-20 minuti)

Cosa succede:

• Mediatore riconvoca sessione congiunta
• Riassume punti di accordo e disaccordo emersi
• Propone agenda prossimi incontri
• Fissa data secondo incontro (di solito 7-15 giorni dopo)

Cosa fare:

• Prendi impegni concreti ("Entro 7 giorni invio perizia tecnica")
• Conferma disponibilità per prossimo incontro
• Ringrazia il mediatore (anche se non c'è ancora accordo)

Dopo il Primo Incontro

Azioni da Intraprendere

1. Rivedi appunti: Analizza cosa è emerso, quali informazioni nuove hai appreso
2. Consulta avvocato: Discuti strategie per prossimo incontro
3. Raccogli documenti: Prepara prove/documenti richiesti dal mediatore
4. Rifletti su proposte: Valuta margini compromesso, scenari alternativi
5. Mantieni dialogo aperto: Evita azioni ostili (cause, pignoramenti) durante mediazione

Errori da Evitare

1. ❌ Contattare direttamente l'altra parte (passa sempre tramite mediatore/avvocato)
2. ❌ Parlare della mediazione con terzi (riservatezza è fondamentale)
3. ❌ Irrigidire posizioni ("Dopo il primo incontro, ho deciso: non cedo più")
4. ❌ Ignorare richieste mediatore (documenti, chiarimenti, proposte)

Domande Frequenti

Devo portare l'avvocato al primo incontro?

Non obbligatorio, ma consigliato. L'avvocato ti aiuta a:

• Valutare proposte dal punto di vista legale
• Evitare accordi svantaggiosi
• Gestire aspetti emotivi (tu ti concentri su fatti)

Cosa succede se l'altra parte non si presenta?

• Prima assenza: Mediatore rinvia a nuova data
• Seconda assenza ingiustificata: Mediazione si chiude senza accordo
• Conseguenze: In mediazioni obbligatorie, assenza ingiustificata = sanzioni processuali

Posso registrare il primo incontro?

No. Registrazioni audio/video sono vietate per tutelare riservatezza. Il mediatore redige verbale scritto.

Quanto dura il primo incontro?

2-3 ore in media. Mediazioni complesse possono durare 4-5 ore.

Devo pagare subito l'indennità?

Dipende dall'organismo. Alcuni richiedono:

• Spese avvio (€40-€110) al primo incontro
• Indennità completa solo se si raggiunge accordo
• Pagamento rateale (50% primo incontro, 50% accordo)

Consigli Finali

Atteggiamento Vincente

1. Mentalità collaborativa: "Cerchiamo una soluzione insieme" (non "Io vinco, tu perdi")
2. Ascolto attivo: Cerca di capire i veri interessi dell'altra parte
3. Flessibilità: Sii disposto a esplorare soluzioni creative
4. Pazienza: Il primo incontro raramente porta a un accordo completo

Segnali Positivi

• ✅ Entrambe le parti ascoltano senza interrompere
• ✅ Emergono punti di accordo (anche piccoli)
• ✅ Le parti mostrano disponibilità a incontrarsi nuovamente
• ✅ Il mediatore propone soluzioni creative accettate da entrambi

Segnali Negativi

• ⚠️ Una parte rifiuta categoricamente ogni compromesso
• ⚠️ Clima ostile, insulti, minacce
• ⚠️ Mancanza totale di documentazione/prove
• ⚠️ Una parte usa mediazione solo per "prendere tempo"

Riferimenti Normativi

• Art. 8 D.Lgs. 28/2010 - Primo incontro mediazione
• Art. 9 D.Lgs. 28/2010 - Riservatezza procedura
• D.M. 150/2023 - Indennità primo incontro

Conclusioni

Il primo incontro di mediazione è un'opportunità per:

• Comprendere la posizione dell'altra parte
• Esplorare soluzioni creative
• Valutare margini di compromesso

Preparati bene, mantieni un atteggiamento collaborativo e fidati del mediatore. Anche se non si raggiunge subito un accordo, il primo incontro getta le basi per una risoluzione positiva della controversia.